GENCHI GENBUTSU - GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ THEO CÁCH CỦA TOYOTA

53.000 dặm với Sienna

Vào năm 2004, kỹ sư Yuji Yokoya được giao nhiệm vụ tái thiết kế thế hệ minivan Sienna mới cho thị trường Bắc Mỹ. Ông nhận một chiếc Sienna phiên bản đương thời để thực hiện một hành trình dài 53.000 dặm (hơn 85.000km) xuyên nước Mỹ với mục tiêu đánh giá chiếc xe.

Khi băng qua cây cầu nối hai bờ sông Mississippi, Yuji Yokoya cho rằng khả năng chống gió tạt ngang của xe cần được cải thiện. Trên con đường sỏi đá vùng Alaska, ông nhận thấy xe bị văng; và khi vào những con phố đông đúc ở thành phố Santa Fe, Yuji Yokoya ghi nhận thêm rằng bán kính vòng quay vô-lăng cần thu hẹp lại để lái nhạy hơn. Tới công viên quốc gia Glacier, Yuji Yokoya quyết định thế hệ mới của Sienna sẽ phải có lựa chọn dẫn động 4 bánh, cùng không gian nội thất và hành lý linh hoạt hơn.

“Quan sát hiện trường một cách khách quan, không phỏng đoán. Đặt câu hỏi “tại sao” 5 lần với mọi vấn đề” - Taiichi Ohno, tác giả của Hệ thống Sản xuất Toyota (trích từ tài liệu Toyota Way)

Ngoài ra, vị kỹ sư của Toyota muốn Sienna mới trở thành một chiếc minivan cho cả gia đình, đặc biệt là trẻ em, cảm thấy thoải mái như ở nhà trên hành trình dài. Chất lượng ghế cần được ưu tiên nâng cấp, cùng với các tính năng “thân thiện với trẻ em” như cuộn kính ở cửa hàng ghế thứ hai, trang bị đầu DVD (lựa chọn), và gương quan sát toàn bộ khoang nội thất để cha mẹ có thể nhìn thấy những gì đang diễn ra ở hàng ghế sau.

Chuyến thử xe lịch sử của kỹ sư Yuji Yokoya là một ví dụ điển hình cho nguyên tắc Genchi Genbutsu (Hiện trường Hiện vật), vốn đòi hỏi phải đến tận nơi xảy ra sự việc để tìm hiểu vấn đề thực tế nhằm đưa quyết định đúng đắn.

Đi tới tận nơi

Lý do cho sự ra đời của Genchi Genbutsu là thông tin truyền trong tổ chức có xu hướng bị đơn giản hóa và khái quát hóa. Vì thế, cách tốt nhất để thực sự hiểu được vấn đề là đi tới tận nơi và nhìn thấy hiện trường hiện vật. Người Mỹ cũng đưa ra một nguyên tắc có ý nghĩa gần gũi có tên là MBWA (viết tắt của “management by walking about”, tạm dịch: quản lý bằng cách đi tới tận nơi). Tuy nhiên, theo đánh giá của tạp chí The Economist danh tiếng, tri thức quản trị kiểu phương Tây thường đi ra từ phòng họp, còn người Nhật lại thu lượm từ nhà máy. Điều này ảnh hưởng lớn tới cách thức  ra quyết định giải quyết vấn đề: người Mỹ thường đánh giá vấn đề từ xa, người Nhật đến xem nơi vấn đề phát sinh.

Do đó, nếu một vấn đề phát sinh, nó phải được “mổ xẻ” tường tận trước khi được giải quyết. Người quản lý xuống tận hiện trường để đánh giá tình hình thay vì chỉ dựa vào các số liệu thu thập được. Tiếp đó, cần phải đặt câu hỏi mang tính logic của thông tin thay vì chỉ nghe và chuyển cho người khác. Thông tin được tiếp nhận khách quan sẽ giúp người quản lý tránh được việc đi tìm các dữ liệu để chứng minh giả định của mình (chủ quan).

Genchi Genbutsu không đơn giản là một hành động mang tính “thể chất” như nghĩa đen là đi tới hiện trường và nhìn bằng mắt; mà có nghĩa là người quản lý phải có nhận thức đầy đủ về các tác động của quyết định lên môi trường xung quanh vấn đề nói chung (theo tạp chí The Economist). Hiểu biết cá nhân giúp người quản lý có thể tự xác nhận chính xác vấn đề là gì, quan sát và kiểm tra với tinh thần làm chủ. Việc tiếp theo là phối hợp với cá nhân và bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề trong tinh thần đồng thuận và đạt mục tiêu nhanh nhất, đồng thời tiêu chuẩn hóa công việc và quy trình để tránh sai lỗi lặp lại.